Publié le : 18 juin 20204 mins de lecture
Tout le monde peut apprendre rapidement comment avoir recours à la e-signature pour authentifier plusieurs types de documents. Elle est aussi officielle qu’une signature manuscrite lorsque validée par une certification.
En quoi consiste la signature électronique ?
Pour utiliser ce procédé de signature électronique Word, il faut acquérir un logiciel de signature ou souscrire à un service en ligne. Rendue possible par une forme de cryptage, elle constitue une véritable carte d’identité numérique. Pour que cette signature électronique Word soit officielle, il faut obtenir un certificat d’authentification. Vous devez en faire la demande auprès d’une des agences de certification, et il sera valide pour la durée d’un an. Cette autorité vous préviendra quand votre certification sera arrivée à son échéance.
Comment utiliser cette signature sur Word ?
La procédure est très simple et aucune formation particulière n’est nécessaire pour la maîtriser. Il s’agit d’ouvrir le fichier Word sur lequel vous souhaitez apposer votre signature électronique. Cliquez ensuite sur l’onglet « Insertion » situé dans le haut de la page. Vérifiez que votre document a bien été sauvegardé dans un de vos répertoires. Au bas de l’espace de signature, vous allez voir apparaître une fenêtre de dialogue ; vous n’aurez qu’à suivre les instructions indiquées en spécifiant votre nom, l’adresse du destinataire, son nom, son titre. Vous pouvez indiquer plus d’un destinataire à la fois, à condition de spécifier leurs coordonnées. Il ne vous restera qu’à cliquer sur la ligne de signature et à presser OK.
Pour plus de sécurité, vous pouvez choisir d’afficher la date de signature sur la ligne prévue à cette fin. C’est ce qu’on appelle l’option d’horodatage.
Quels sont les avantages de ce type de signature ?
En plus de vous sauver du temps, la e-signature comporte de nombreux avantages :
Vous n’avez pas à vous rendre sur place pour signer un document.
Elle garantit l’intégrité du document.
Elle accélère les échanges commerciaux.
Il n’est plus nécessaire d’imprimer le document, ce qui permet d’économiser du papier. Ce procédé fait partie des gestes écologiques.
Les documents ainsi signés sont conservés de façon numérique.
Plus de délais postaux, de stockage, d’archivage ou de dépenses d’acheminement, ce qui vous fait réaliser des économies appréciables.
Une signature électronique ne peut être imitée ni modifiée. Elle est permanente.
Elle est irrévocable (la personne qui a signé ne peut prétendre ne pas l’avoir fait).
Fiabilité du suivi directement en ligne.
Accessibilité au document en ligne 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.
Les entreprises d’aujourd’hui se tournent de plus en plus vers cette solution électronique qui leur permet de valider des documents plus rapidement et depuis n’importe où sur la planète.
